Pengalaman Jadi Sekretaris Pertandingan

Panitia Pertandingan.

Ini sesuatu yang sangat baru bagi saya, namun sekaligus juga sangat saya kenal sejak lama. Ini adalah pengalaman pertama saya menjadi kesekretariatan pertandingan Pencak Silat. 

Memang saya pernah beberapa kali menjadi panitia pertandingan Pencak Silat, namun cuma jadi tukang Gong dan timer, namun pengalaman saya di Kejuaraan Pencak Silat SH Cup ke 2 PSHT Cabang Grobogan tahun 2019 ini sangat berbeda dari pengalaman-pengalaman sebelumnya. Jadi, begini ceritanya.

Sejak pertama saya tahu bahwa SH Cup akan dimulai, saya merasa bersemangat. Karena memang ini ajang silaturahmi PSHT Cabang Grobogan. Namun biasanya saya yang menjadi official tim Ranting kali ini mendapat tugas yang berbeda dari tahun-tahun sebelumnya. Ketua Cabang memberi mandat kepada Ranting kami yaitu Ranting Toroh untuk menjadi panitia pelaksana.

Semenjak itu saya sangat sibuk dan mumet (yaelah). Tugas-tugas kesekretariatan kebanyakan saya yang mengerjakan seperti membuat proposal (mengetik, menggambar desain proposal), Buat desain ID Card Atlet, Piagam Juara, dll. Selain itu yang paling penting adalah tugas untuk menghandle pendaftaran atlet (secara online) dan selanjutnya memimpin Technical Meeting bersama official, drawing serta membuat jadwal pertandingan.

Untuk tugas-tugas pertama (proposal, id card dan piagam) sebenarnya mudah saja dan selesai dengan lancar. Namun tantangan terberat ternyata adalah mengenai pendaftaran atlet secara online dan drawing serta pembuatan jadwalnya.

Yang pertama adalah pendaftaran online atlet. Sebenarnya mudah saja membuat form pendaftaran online atlet, namun sayangnya saya tidak punya laptop untuk mengerjakannya dan semuanya dikerjakan melalui Hp saya. Dan karena hp saya sangat kentang jadi sangat sulit untuk membuat form dan tentu sangat menguras kesabaran lahir dan bathin.

Masalah kedua adalah sinyal yang sedemikian busuknya di kontrakan, membuat kesabaran yang sudah terkuras tadi harus kembali diuji. Memang benar-benar luar biasa cobaan yang diberikan ini.

Selanjutnya adalah Technical Meeting bersama official dan Drawing. Untuk technical Meeting sebenarnya tidak terlalu menguras tenaga karena dibantu Mas Ragil selaku Wasit Juri dari ranting Toroh.

Yang membuat mumet 7 putaran dan mual-mual gak nafsu makan 1 Minggu adalah masalah Drawing. Mau di ceritain gak? Yakin nih?.

Yaudah tak ceritain yaaa... Baca bener bener ya.

Paham gak lu jangan iya iya aja.

Drawing kali ini saya pakai aplikasi Excel Khusus untuk drawing/undian Pertandingan Pencak Silat. Biasanya drawing dilaksanakan dengan kertas yang digulung seperti arisan dan tentu memakan waktu yang sangat lama. Dengan memakai aplikasi Excel ini proses drawing jadi sangat mudah dan cepat.

Tak disangka, masalah baru muncul. Setelah drawing selesai Bagan akan dibuat secara otomatis sesuai jumlah peserta, kemudian kita tinggal mengcopy ke sheet lain. Awalnya semua berjalan lancar seperti yang direncanakan. Namun setelah Bagan tadi saya share ke grup official, booommmmm!.. banyak official yang protes, loh kenapa? Penasaran kan? Ciecie penasaran :v

Oke, saya jelasin ya. Ternyata eh ternyata banyak Bagan pertandingan yang tiba-tiba berubah drawing-an nya. Yang awalnya jumlah peserta 4 entah kenapa tiba-tiba jadi 5. Atlet yang dapat Bye tiba-tiba berubah sendiri, ada atlet yang hilang namanya dls. Sontak saya pun pusing dan heran, kenapa bisa terjadi?

Ternyata setelah saya tanya ke Mbak Ike (pemilik program) memang kadang terjadi hal seperti ini. Jadi seharusnya setelah Bagan jadi secara otomatis harus segera di copy di laptop. Tapi saya malah dipindah di flashdisk, jadinya aplikasi Excel itu rumusnya bekerja sendiri dan Bagan pun ikut berubah sendiri, mantap :'v.

Namun Alhamdulillah saya bisa mengatasi hal-hal tadi, mau tau gimana caranya? Gak usah saya ceritakan. Intinya adalah saya memakai ilmu komunikasi tingkat tinggi kepada para official dan kemampuan IT saya yang lumayan canggih (cie songong) untuk mendapat kembali file aslinya. And its work! Amazing!

Oke singkat cerita akhirnya masalah ini selesai. Namun apakah semua sudah beres? Ooooo tidak semudah itu fergusso!

Akhirnya tibalah hari yang ditunggu-tunggu, hari pelaksanaan pertandingan! Ternyata beban kerja bukannya menurun tapi malah meningkat. Panitia bagian sekretariatan itu nonstop kerjaannya karena harus selalu siap dan stand by menyiapkan jadwal pertandingan untuk atlet yang akan bertanding. 

Saat satu pertandingan selesai harus segera di catat atlet yang menang untuk kemudian bisa membuat jadwal pertandingan babak selanjutnya. Kalau 1 gelanggang itu masih mending, hla ini 2 gelanggang lho, mantap sekali crowded nya. :D

Untung saja saya masih dibantu dengan panitia lain di bagian kesekretariatan, kalau saya merasa capek saya minta tolong diganti sebentar. Panitia ini adalah adek-adek saya yang dulu juga pernah saya latih. Alhamdulillah sangat mengurangi beban kerja. Karena selain membuat jadwal juga sambil mencetak piagam pemenang. 

Alhamdulillah sampai akhir tugas kami sebagai panitia dapat dilaksanakan dan Pertandingan dapat berlangsung dengan sukses. Memang ada satu dua kekurangan dan kesalahan teknis. Namun itu semua bisa diatasi dengan bimbingan kangmas-kangmas sesepuh PSHT Cabang Grobogan. 

Berdasar pengalaman kali ini, saya berkesimpulan bahwa lebih baik jadi atlet pencak silat aja gausah jadi panitia lagi. Mumet!